Sfide e opportunità del remote management

di Agostino Marengo

L'emergenza sanitaria del 2020 ha costretto molte aziende a organizzarsi per permettere ai propri dipendenti di lavorare da casa. Lo smart working, che fino a poco tempo fa era una soluzione adottata solo da alcune aziende, è diventato improvvisamente una realtà per molti di noi.

Ma come gestire efficacemente il lavoro a distanza? Come garantire che i dipendenti siano produttivi e motivati anche senza la presenza fisica del manager?

In questo articolo parleremo del remote management, ovvero di come gestire il lavoro a distanza in modo efficace e organizzato.

Smart working e remote management

Partiamo dal concetto di smart working che, come sappiamo, implica un cambiamento del modello lavorativo tradizionale. Lo smart working consente alle aziende di:

• riconsiderare gli spazi e gli orari di lavoro
• migliorare la produttività grazie all'uso di strumenti tecnologici avanzati
• favorire un clima organizzativo basato sulla fiducia reciproca
• offrire maggiore responsabilità e autonomia ai lavoratori

Per poter adottare un modello di lavoro agile, efficace ed efficiente, è necessario che la cultura organizzativa aziendale sia aperta al cambiamento. Sia i dipendenti che i manager devono essere pronti a modificare il loro modo di lavorare con l'obiettivo di ottenere risultati di successo anche da remoto.

In tale contesto, è fondamentale che i tutti siano adeguatamente formati e dotati degli strumenti tecnologici necessari.

Le sfide del remote management

Il remote management è la gestione del lavoro da remoto e, dunque, comporta la creazione di un ambiente di lavoro virtuale in cui i membri del team possano collaborare, comunicare e coordinare le attività da qualsiasi parte del mondo. La tecnologia diventa uno strumento fondamentale, in quanto mette a disposizione software e applicazioni di comunicazione e di videoconferenze, strumenti di gestione dei progetti e dei compiti, strumenti di condivisione dei file, e tanto altro ancora.

Infatti, il primo passo per lavorare al meglio da remoto è scegliere il giusto set di strumenti. Poiché la comunicazione è alla base del team working, bisogna utilizzare le tecnologie giuste per comunicare a distanza (Google Meet, Microsoft Teams, Cisco Webex e Skype per le videoconferenze; Slack, Google Workspace, Trello e Asana per la condivisione di documenti e informazioni).

Dunque, ogni azienda che decide di adottare un modello di lavoro agile deve dotarsi della giusta strumentazione. L'obiettivo è quello di semplificare la gestione delle attività e incentivare il dialogo, la collaborazione e l'unione all'interno del team.

Come abbiamo detto, la scelta degli strumenti deve essere correlata all'acquisizione delle competenze necessarie, perciò sarà indispensabile fornire la giusta formazione a dipendenti e manager.

È essenziale che tra i membri del team e il manager vi sia un rapporto di apertura e comunicazione: infatti, il manager comunica costantemente con il team per garantire che tutti siano allineati su obiettivi, priorità e scadenze.

Inoltre, è compito del manager sviluppare una strategia per mantenere alta la produttività e la motivazione del team. Ciò potrebbe includere la creazione di programmi di incentivazione, l'assegnazione di task stimolanti e la pianificazione di attività di team building virtuali.

Il remote management richiede anche una buona dose di flessibilità. I membri del team possono trovarsi in fusi orari diversi e avere impegni personali che influiscono sul lavoro. Il manager deve essere in grado di adattarsi a queste situazioni e trovare modi per supportare i membri del team in modo che possano lavorare al meglio, raggiungendo un equilibrio tra vita privata e professionale.

Come mantenere costante il contatto con il team

Il lavoro da remoto può essere isolante per i dipendenti, che potrebbero sentirsi distanti e meno coinvolti nell'organizzazione. Per questo motivo, i manager devono fare uno sforzo consapevole per mantenere il contatto con il proprio team e creare un senso di comunità e di appartenenza. Quando i dipendenti si sentono connessi tra loro, sono più motivati e impegnati in ciò che fanno, e questo si traduce in una maggiore produttività e una migliore qualità del lavoro.

Qui di seguito sono riportate alcune delle migliori pratiche per gestire con successo un team da remoto:

1. Comunicazione: La comunicazione costante è fondamentale nel remote management. Il manager deve essere in grado di fornire le informazioni necessarie per allineare il team sugli obiettivi, sulle priorità e sulle scadenze utilizzando chat, e-mail, videoconferenze e altri strumenti di comunicazione virtuale. Inoltre, è importante stabilire un piano di comunicazione chiaro e ben strutturato che preveda tempi e modalità di contatto con i membri del team. Come abbiamo detto, a volte, le differenze di fuso orario e le esigenze personali possono rendere difficile una comunicazione sincrona, in tempo reale. A maggior ragione, in questi casi sono essenziali gli strumenti di comunicazione asincrona per garantire che ogni membro possa lavorare al proprio ritmo ed efficacemente.
2. Strumenti di collaborazione: La tecnologia è lo strumento principale del remote management. È possibile sfruttare software e applicazioni di comunicazione e di videoconferenze, strumenti di gestione dei progetti e dei compiti, strumenti di condivisione dei file per creare un ambiente di lavoro virtuale in cui i membri del team possano collaborare, comunicare e lavorare insieme, a prescindere dal luogo fisico in cui vivono.
3. Feedback regolare: Il feedback consente di svolgere qualsiasi attività con input che possano correggere il tiro costantemente sull’operatività generale. Il manager deve fornire regolarmente i feedback sui risultati e sulle prestazioni dei membri del team, ma non solo, dovrebbe anche incoraggiare i membri del team a fornirsi feedback reciprocamente, al fine di creare un ambiente di lavoro collaborativo e orientato al miglioramento continuo.
4. Programmi di incentivazione e motivazione: La motivazione è un fattore critico per la produttività del team. Creando programmi di incentivazione e motivazione, come premi o riconoscimenti per le prestazioni eccellenti, il manager rende ogni membro motivato a fare sempre meglio. 
5. Attività di team building: Anche se il team non è fisicamente presente nello stesso luogo, è importante pianificare attività di team building virtuali. Questi eventi possono includere giochi online, sessioni di brainstorming virtuali e videoconferenze sociali. Le attività di team building aiutano a creare un senso di comunità e coesione tra i membri del team, incentivando la collaborazione e l’inclusione.