Problem solving: la chiave del successo

di Agostino Marengo

Nell’ambiente di lavoro e nella vita aziendale, il problem solving è una delle competenze maggiormente richieste, strettamente legata alla creatività e alla gestione di un progetto in team.

Come sappiamo, alcuni problemi possono essere di poco conto e dunque risolti rapidamente, ma altri diventano sfide complesse che, per essere superate, richiedono collaborazione, inventiva e un notevole sforzo.

Che cos'è e come sviluppare il problem solving

Avere la capacità di risolvere un problema significa saper usare la logica e l’immaginazione per dare un senso ad una situazione insolita e individuare una soluzione intelligente.

Ma come è possibile sviluppare questa skill ritenuta indispensabile in azienda?

Indubbiamente, un percorso di formazione ad hoc è lo strumento migliore per acquisire o potenziare il problem solving. Tuttavia, è possibile seguire alcuni step ben definiti per provare a risolvere un determinato problema.

1. Identificare il problema

In alcune situazioni difficili, molte persone non riescono a gestire le emozioni, vedendo solo grandi ostacoli e barriere.

I grandi risolutori di problemi, invece, cercano di identificare le radici stesse della situazione problematica.

Non serve dire che la situazione sia negativa o fuori controllo, anzi è controproducente poiché si tratta di un concetto astratto e inutile.

Albert Einstein una volta disse: “La formulazione di un problema è spesso più essenziale della sua soluzione che può essere semplicemente una questione di abilità matematica o sperimentale“.

Ecco dunque il primo passo da fare: impara a considerare ogni situazione come un problema che può essere identificato e risolto. Ma attenzione: non farti distrarre dagli effetti che provoca!

Il trucco è concentrarsi sul vero problema e capire cosa lo sta causando. Ad esempio, se stai affrontando un calo delle prestazioni in un dipartimento, potrebbe essere facile incolpare le persone che ci lavorano. Ma se scaviamo un pò più in profondità, scopriremo che il vero problema potrebbe essere un carico di lavoro eccessivo all'interno del team.

Quindi, la prossima volta che ti trovi di fronte a un problema, ricorda: cerca sempre la radice del problema, non solo i suoi effetti!

2. Definire gli elementi principali del problema

Il passo successivo da fare è scomporre il problema in parti più piccole e gestibili, cioè prendere il problema complessivo e suddividerlo in piccole porzioni che possiamo analizzare e affrontare una alla volta.

Ad esempio, un progetto da completare entro una data prestabilita e vicina potrebbe sembrare un problema enorme e insormontabile. Ma se lo analizziamo attentamente, scopriremo che ci sono diverse fasi da completare, ciascuna con le proprie sfide. Quindi, invece di affrontare tutto il progetto in una volta sola, possiamo dividerlo in parti più piccole e lavorare su ciascuna di esse. Questo ci permetterà di avere una visione più chiara dei singoli problemi e di affrontarli in modo più efficace.

In generale, la scomposizione del problema è uno strumento prezioso per risolvere anche situazioni più complesse, come ad esempio un'azienda che deve affrontare una crisi finanziaria: in questo caso, è possibile suddividere il problema per le diverse aree (come la gestione del personale, la revisione delle strategie di marketing, l'analisi dei costi, ecc.) e considerarle una alla volta.

Ricorda: suddividere il problema in parti più piccole è la chiave per raggiungere l'obiettivo finale.

3. Esaminare le possibili soluzioni

La fase di individuazione e analisi di possibili soluzioni rappresenta un passaggio cruciale nella risoluzione dei problemi. Anche se può sembrare che l'obiettivo finale sia a portata di mano, è importante evitare di adottare approcci superficiali o affrettati per rispondere al problema.

Questo passaggio richiede spesso una sessione di brainstorming e non è raro che i problemi complessi abbiano più soluzioni. L'obiettivo dovrebbe essere quello di trovare le soluzioni più efficaci e trasformarle in un'opportunità per creare una storia di successo vincente. Ad esempio, un'azienda che affronta problemi di riduzione dei costi potrebbe considerare diverse opzioni come la riduzione dei dipendenti, la negoziazione di contratti migliori con i fornitori o l'implementazione di nuovi processi aziendali.

Steve Jobs ha spesso incoraggiato il suo team a cercare "soluzioni eleganti" per i problemi che affrontavano. Questo significa che è importante considerare diverse alternative prima di selezionare una soluzione. Avere più opzioni può anche aumentare il valore della soluzione finale. Ad esempio, se un'azienda vuole introdurre un nuovo prodotto sul mercato, potrebbe considerare diverse opzioni come il prezzo di vendita, la strategia di marketing, il design del prodotto e la qualità del prodotto stesso.

Un'altra parte importante di questa fase è la creazione di connessioni logiche tra le diverse soluzioni potenziali. Ciò può aiutare a rafforzare le risposte e creare sinergie. Ad esempio, se un'azienda vuole aumentare le vendite, potrebbe considerare la pubblicità online, la riduzione dei prezzi o l'implementazione di un programma di fedeltà per i clienti. Tuttavia, potrebbe anche essere utile creare collegamenti tra queste opzioni, come l'utilizzo della pubblicità online per promuovere il programma di fedeltà o offrire sconti ai clienti fedeli. Questi collegamenti possono creare un risultato complessivo più forte.

4. Scegliere e trovare una soluzione

Dopo aver individuato diverse opzioni per risolvere un problema, è fondamentale analizzarle attentamente per selezionare quella più adatta. Questa fase richiede una certa flessibilità, poiché non tutte le soluzioni saranno ovvie o immediate.

Inoltre, la capacità di prendere decisioni solide diventa ancora più critica quando ci sono molte alternative tra cui scegliere. È importante pesare i pro e i contro di ciascuna opzione, tenendo conto delle implicazioni a lungo termine, delle risorse necessarie e degli eventuali rischi.

Se, ad esempio, un'azienda deve scegliere tra diversi fornitori per acquistare materie prime, sarà necessario valutare la qualità, il prezzo e la disponibilità dei prodotti offerti da ciascuno di essi. Inoltre, potrebbe essere importante considerare fattori come la distanza geografica, la reputazione del fornitore e la sua capacità di adattarsi alle esigenze dell'azienda nel lungo termine.

5. Agire per risolvere il problema

L'ultima tappa del processo di problem solving richiede di sviluppare un piano di esecuzione chiaro e deciso, che permetta di trasformare le soluzioni individuate in azioni concrete. Questa fase rappresenta una vera e propria sfida, il momento di mettere in pratica le idee e le strategie elaborate in precedenza.

La capacità di attuare un piano d'azione efficace è essenziale per ottenere i risultati desiderati. Senza un'implementazione concreta delle soluzioni individuate, infatti, il problema rimarrebbe irrisolto.

Il processo di problem solving richiede anche una forte dose di perseveranza e determinazione. Non sempre la soluzione ideale si rivela immediatamente evidente, ma è necessario continuare a cercare finché non si trova il modo giusto per risolverlo del tutto.

In molti casi, risolvere un problema dipende dal coinvolgimento di diverse persone, ognuna delle quali ha competenze e prospettive diverse. Lavorare insieme in modo efficace è fondamentale per assicurarsi che il piano d'azione venga attuato con successo.