Intelligenza Artificiale nelle Risorse Umane: vantaggi e gestione del cambiamento

di Agostino Marengo

L'Intelligenza Artificiale (IA) sta rivoluzionando ogni settore aziendale, compreso quello delle Risorse Umane. Si tratta di un cambiamento radicale che, da un lato, comporta numerosi vantaggi ma che, al contempo, desta qualche timore, soprattutto sotto il profilo organizzativo. La gestione del cambiamento, dunque, diventa una competenza fondamentale per garantire il successo della transizione tecnologica.

L'Intelligenza Artificiale nella gestione delle risorse umane

L'Intelligenza Artificiale offre agli HR Manager una serie di strumenti avanzati per migliorare l'efficienza e l'efficacia delle attività di gestione delle Risorse Umane. Attraverso l'IA, è possibile automatizzare processi come la selezione dei candidati, la valutazione delle prestazioni, la pianificazione della forza lavoro e la formazione dei dipendenti. Ciò consente agli HR Manager di concentrarsi su compiti di maggior importanza, come la definizione delle strategie HR.

Utilizzando strumenti di IA, dunque, si velocizzano una serie di compiti ripetitivi e time-consuming, liberando tempo e risorse per altre attività.

Secondo "The Business Case for AI in HR", un report di IBM (International Business Machines Corporation), la funzione HR ricorre a IA e machine learning per:

• affrontare le sfide aziendali più urgenti;
• attrarre talenti e sviluppare nuove competenze;
• migliorare l'employee experience;
• fornire un solido supporto per il decision-making;
• utilizzare i budget HR nel modo più efficiente possibile.

Queste considerazioni possono essere applicate alla scelta di introdurre nuove tecnologie.

In particolare, nella selezione dei candidati, l'IA consente di analizzare automaticamente i curriculum vitae, identificando le persone più adatte in base a criteri predefiniti. Ciò accelera il processo di screening e consente di individuare rapidamente i migliori talenti.

Nella valutazione delle prestazioni dei dipendenti, mediante l'analisi dei dati e l'apprendimento automatico, l'IA può valutare ogni dipendente in modo oggettivo. Di conseguenza, si riduce la soggettività dell'analisi e si ottiene una visione più accurata del rendimento dei dipendenti, consentendo agli HR Manager di prendere decisioni informate in materia di compensi, promozioni e sviluppo delle carriere.

La pianificazione della forza lavoro è un'altra area in cui l'IA può fornire un supporto significativo, in quanto porta ad analizzare in modo più preciso dati come il carico di lavoro, il livello di competenze e i tassi di assenteismo dei dipendenti. Ciò consente di organizzare più efficacemente i team, evitando sovraccarichi e garantendo la presenza del personale necessario nei momenti critici.

Infine, l'IA può essere utilizzata per personalizzare la formazione dei dipendenti, identificando i gap di competenze e predisponendo programmi di formazione mirati. In questo modo, gli HR Manager riescono a massimizzare l'efficacia della formazione e a progettare piani di sviluppo che si adattino alle esigenze specifiche di ogni dipendente e dell'organizzazione.

La gestione del cambiamento per un utilizzo efficace dell'IA

La gestione del cambiamento è l'abilità di guidare efficacemente un'organizzazione attraverso periodi di transizione, creando le condizione necessarie affinché le persone, i processi e la cultura aziendale si adattino ai cambiamenti interni ed esterni all'azienda. 

Implementare l'IA nelle attività aziendali si rivela spesso una sfida significativa e, nella maggior parte dei casi, incontra il timore dei dipendenti di essere col tempo sostituiti dalle macchine. Per questo, sia i singoli dipendenti che l'intera azienda, hanno la necessità di puntare su nuove competenze tecnologiche e strategiche, acquisibili attraverso specifici percorsi di formazione.

Di seguito, alcune tecniche utili agli HR Manager per gestire il cambiamento quando si utilizza l'IA:

1. Comunicazione chiara e coinvolgimento: gli HR Manager devono comunicare apertamente e in modo trasparente i benefici dell'IA per l'organizzazione e i dipendenti. Coinvolgere i dipendenti fin dall'inizio e ascoltare le loro preoccupazioni aiuta a creare consapevolezza e ad affrontare eventuali resistenze.

2. Formazione e sviluppo: la formazione è cruciale per consentire ai dipendenti di adattarsi alle nuove tecnologie. Gli HR Manager devono fornire opportunità di crescita per acquisire competenze trasversali e digitali e promuovere una cultura di apprendimento continuo.

3. Leadership efficace: gli HR Manager devono agire come leader del cambiamento, dimostrando di essere un esempio positivo e sostenendo l'adozione dell'IA; devono guidare i team attraverso la transizione, fornendo orientamento e supporto costante.

4. Monitoraggio e valutazione: è importante valutare costantemente l'impatto dell'IA sull'organizzazione del lavoro. Monitorare i risultati e raccogliere feedback dai dipendenti consente di apportare eventuali correzioni e miglioramenti lungo il percorso.

Gli effetti del progresso tecnologico

Quando si parla di Intelligenza Artificiale e progresso tecnologico, è essenziale considerare quali effetti possono avere sulle persone e sull'organizzazione.

Di solito, davanti al cambiamento, le persone mostrano una serie di reazioni e sentimenti. Per esempio, nel contesto aziendale, alcuni dipendenti possono percepire l'IA come una minaccia per la loro posizione lavorativa, temendo la sostituzione da parte di macchine o algoritmi. Allo stesso tempo, altri possono accogliere positivamente l'IA come un alleato che semplifica le attività quotidiane e libera tempo per attività più urgenti. In ogni modo, è fondamentale gestire queste reazioni e dissipare ogni dubbio per favorire il giusto mindset.

Dal punto di vista dei processi aziendali, l'IA fa sì che attività ripetitive e manuali possano essere automatizzate, riducendo gli errori umani e aumentando l'efficienza complessiva. Ad esempio, è possibile analizzare grandi quantità di dati in tempi rapidi, ottenendo informazioni utili per prendere decisioni più informate e maturare un approccio data driven.

Tuttavia, è importante valutare attentamente quali processi possono beneficiare dell'automazione e come bilanciare l'intervento umano con quello delle tecnologie. In alcuni casi, potrebbe essere necessario ridefinire i ruoli e le responsabilità dei dipendenti per adattarsi a un ambiente in cui le macchine collaborano con gli esseri umani. Questa combinazione può portare a una maggiore produttività, migliori decisioni e una gestione più strategica delle attività.

Il progresso tecnologico può condurre a cambiamenti significativi anche nella struttura e nella cultura organizzativa. L'adozione dell'IA potrebbe richiedere l'acquisizione di competenze di Data Management e Digital Management; potrebbe essere necessario ridefinire le strutture gerarchiche e i flussi di lavoro per facilitare la collaborazione tra dipendenti e IA; o altro ancora.

In conclusione, quando un'azienda decide di implementare l'IA nei suoi sistemi, è pronta a modificare l'intera cultura aziendale per indirizzarla verso l'apertura al cambiamento e il coinvolgimento attivo di tutti i dipendenti attraverso programmi di formazione e sviluppo adeguati. Infatti, l'IA è uno strumento eccellente per realizzare previsioni, ma sono sempre gli esseri umani a interpretarle e applicarle ai processi decisionali. Imparare a lavorare efficacemente utilizzando le macchine a supporto e potenziamento delle capacità umane sarà fondamentale per la corretta implementazione dell'automazione. Per la funzione HR, ma anche per i manager di tutte le altre funzioni aziendali, sarà necessario costruire le competenze indispensabili per non rimanere indietro in un mondo che cambia a ritmi sempre più veloci.